Soluzione Voce & Dati Meginet Cloud

Meginet e lo SmartWorking

L’evoluzione delle tecnologie e la necessità delle imprese di rispondere a una crescente domanda di flessibilità, ha dato vita a nuove modalità di collaborazione e impiego, fondate su concetti quali il “remote working”, diventato in poco tempo “Smart Working”, e la conseguente digitalizzazione degli stessi ambienti di lavoro.Il bisogno delle aziende di oggi e del futuro è di creare un ambiente di lavoro digitale efficiente e sicuro. Per farlo le aziende necessitano del supporto della giusta tecnologia e del giusto partner tecnico. Le soluzioni UCC si rivelano in questo scenario dei veri e propri acceleratori di business.

La modalità di lavoro “Smart” porta un grado di soddisfazione superiore rispetto a quello dei colleghi che operano in modalità tradizionale, sia in termini di organizzazione del rispettivo lavoro, sia in riferimento alle relazioni interne. Che si tratti di doversi rapportare con i colleghi così come con i propri responsabili.

Andando più nel dettaglio delle dimensioni di impresa, relativamente alle Piccole e Medie Imprese, nel 2017 l’8% ha avviato progetti strutturati,mentre il 16% ha lanciato progetti di carattere sperimentale.

Nella Pubblica Amministrazione, la percentuale dei progetti strutturati avviati si attesta all’8% (+5% anno su anno, ma il 57% è ancora in sperimentazione).

Il fenomeno tuttavia non sembra essere di nicchia per le Grandi Imprese italiane dove il dato presentato dal report vede oggi l’avvio di progetti strutturati di Smart Working per un’impresa su due, che costituisce il 56% su un campione di 183 imprese e un totale di 250 mila addetti.

Effetti dello Smart Working sul Lavoratore

L’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano ha stimato gli effetti dello Smart Workingsulla produttività delle imprese e sui lavoratori

Effetti dello Smart Working sulle Aziende

SENZA LA TECNOLOGIA UCC ESISTEREBBE LO SMART WORKING?

Senza una soluzione tecnologica in grado di permettere alle comunicazioni e allo scambio di informazioni di raggiungere i propri scopi, non potremmo mai parlare di collaborazione da remoto e di Smart Working.Le piattaforme di Unified Communications and Collaboration (UCC) rappresentano il primo passo fondamentale per le aziende che intendono abbracciare i benefici di nuovi modelli di collaborazione professionale interni, ma anche esterni.

CHE COS’È LA UCC

La UCC, come spiega il suo nome, combina tecnologie di comunicazione e collaborazione. Si tratta dell’unione di hardware e software che abilita le personea interagire pur non trovandosi nello stesso luogo, che si tratti di uffici tradizionali con scrivanie o di vera e propria operatività sul campo. Dal punto di vista componentistico quando si parla di UCC si devono quindi prendere in considerazione più tasselli, tutti indispensabili indipendentemente dal rispettivo valore economico e dall’effettiva complessità di composizione e progettazione. A patto che siano anche della qualità migliore possibile. Nelle prossime pagine cercheremo quindi di dare uno sguardo più approfondito a queste soluzioni e alle caratteristiche indispensabili che devono possedere.

COLLABORAZIONE, CHAT E MESSAGGISTICA

Quando si parla di smart working non si può prescindere dalla cosiddetta comunicazione all-in-one. Ossia la possibilità di svolgere attraverso un unico dispositivo più funzioni di collaborazione, che comprendono sia la parte di condivisione che quella di messaggistica in tempo reale e secondo diversi modelli operativi. Ecco che, seguendo le logiche di interoperabilità, il mercato mette a disposizione strumenti abilitanti un ventaglio di canali che mettono due o più persone nella condizione di lavorare insieme a distanza nel modo migliore. Si può quindi scambiare messaggi e passare in modo trasparente da uno strumento di comunicazione all’altro senza soluzione di continuità. Verificando il rispettivo stato e quindi avviando una semplice chiamata telefonica, scrivendo una email o programmando una videoconferenza. Oltre che condividendo calendari e altre informazioni utili per un lavoro che sia veramente agile e informato.

AURICOLARI, CUFFIE E SPEAKER

Una buona comunicazione audio si giudica da quanto si sente nelle proprie orecchie. Ecco che quando si parla di UCC bisogna affidarsi a soluzioni studiate appositamente per l’ambiente business e che siano certificate per le principali piattaforme dedicate a tale ambito. Ad esempio soluzioni che permettono di ottenere la massima qualità grazie alla cancellazione del rumore, un’esigenza critica quando ci si trova a parlare da luoghi di lavoro rumorosi o non insonorizzati adeguatamente. Senza dimenticare che nel caso di call in una stessa stanza con più persone è invece possibile optare per sistemi vivavoce, eventualmente ampliabili con microfoni aggiuntivi, che mettono direttamente a disposizione le funzioni di conferencing garantendo nel contempo l’audio di qualità più elevata grazie a microfoni e speaker evoluti e studiati proprio per questo tipo di applicazioni.

TELEFONI FISSI E PORTATILI

Può sembrare una contraddizione ma i sistemi di telefonia fissa restano uno degli elementi fondamentali quando si parla di smart working. Essere dotati di apparecchi di comunicazione anche in grado di abilitare conferenze telefoniche con i propri colleghi mantenendo una conversazione stabile e ininterrottaresta un plus importante per realtà di ogni dimensione.E questo vale sia per i sistemi più sofisticati che si integrano con i centralini IP locali e virtuali, e che permettono anche di lavorare sulle reti analogiche e ISDN di vecchia generazione o integrare anche la parte di videoconferenza, che per quelli di base che si collegano direttamente ai router, allineandosi sempre ai più recenti standard VoIP per supportare bene le comunicazioni vocali su rete digitale. Indipendentemente dal fatto che si tratti di terminali DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunication) portatili con le rispettive basi di comunicazione per estendere la copertura radio, e un eventuale supporto IP, oppure di quelli di tipo desktop realizzato seguendo i diversi gradi di evoluzione, essi devono infine garantire sempre la sicurezza delle comunicazioni.

TELEFONI MOBILI

Al di là degli smartphone evoluti disponibili sul mercato e in grado di abilitare alla UCC i lavoratori (sia che si tratti di terminali forniti direttamente dall’azienda che di quelli personali secondo le regole del Bring Yourn Own Device) con livelli più o meno avanzati, il mercato propone anche un ventaglio di soluzioni mobili studiate appositamente per chi opera in determinati contesti verticali.In particolare parliamo di prodotti robusti che possono essere utilizzati senza problemi in aree esposte o in situazioni ambientali critiche. Lavorando sia sulle reti Wi-Fi che su quelle Mobili a seconda delle necessità e del tipo di applicazioni richieste, questi strumenti sono progettati per innalzare il livello di sicurezza fisica e logica pur mantenendo il più elevato livello di integrazione con l’infrastruttura UCC aziendale.

SISTEMI DI VIDEOCONFERENZA

PILLOLE DI SMART WORKING15I sistemi di videoconferenza consentono di comunicare a distanza vedendo il proprio interlocutore (uno o più) in uno schermo. Oggi chi sceglie di affidarsi a questi sistemi deve partire da una solida infrastruttura di base.Al di là della necessità di dotarsi di una rete dati sufficientemente performante, può quindi ad esempio optare per una piattaforma centralizzata di gestione dei meeting basata su cloud e in grado di interfacciarsi con più tipologie di dispositivo. Oppure optare per qualcosa di più tradizionale implementato al proprio interno, ma altrettanto efficace. In entrambi i casi si possono quindi utilizzare sistemi di videoconferenza hardware che abilitano più room virtuali e comunicazioni ad alta risoluzione, così come applicazioni integrate sui desktop fino alle app dedicate agli ambienti mobili. Il tutto garantendo la massima qualità anche in situazioni di banda trasmissiva variabile, grazie a programmi di codifica e decodifica (i cosiddetti Codec) altamente performanti.

APPARATI DI RETE

La UCC viaggia sulla rete il che significa avere un’infrastruttura pronta a supportarla nel modo più efficiente possibile. L’offerta del mercato propone quindi diversi sistemi da implementare nell’ambito di un provider di servizi così come di un’azienda utente finale. Parliamo quindi dei gateway VoIP per la conversione dei segnali telefonici che viaggiano su rete tradizionale in pacchetti basati su protocollo IP, dei router VoiP che associano alle funzioni gateway anche quelle di instradamento oltre a diverse ulteriori funzioni aggiuntive, quali ad esempio quelle di criptatura dei dati. Sempre fronte sicurezza, ma non solo, si può poi optare per l’implementazione di un Session Border Controller, ossia un apparato dedicato alla gestione dei flussi VoIP, per allinearsi in modo corretto a quanto previsto dalle implementazioni di SIP, quella tecnologia che abilita questo tipo di chiamate. Non bisogna infine dimenticare i centralini IP PBX (Private Branch eXchange), che offrono piattaforme software che permettono la convergenza di reti voce e dati.

SISTEMI DI GESTIONE

Visti i diversi componenti che possono essere inseriti in una piattaforma completa di UCC abilitante lo Smart Working, tutto questo non può prescindere da una piattaforma di gestione che deve essere in grado di prendere in carico i vari aspetti che riguardano i dispositivi nelle mani degli utenti. Andando dalla parte di riconoscimento a quella di configurazione non solo alla prima installazione, ma nel corso dell’intero ciclo di vita del prodotto.Programmando e implementando in modo automatizzato gli aggiornamenti e segnalando in tempo reale eventuali malfunzionamenti per permettere una comunicazione stabile e costante. Questo non vale però solo per la parte device ma anche per quella applicativa, partendo dal lavoro necessario su profili, permessi e quant’altro riguardi gli utenti che effettivamente fruiscono poi della piattaforma UCC, ancora una volta secondo le logiche dello Smart Working. Anche in questo caso ci si deve dotare di sistemi di gestione che possano lavorare, se necessario, in modo integrato con tutto quanto di tecnologico (processi e sistemi) un’azienda utilizza già lato risorse umane.

QUESTIONE DI CULTURA…

Questione di cultura…e di tecnologia. Quando un’azienda si appresta a valutare l’introduzione del modello smart working al proprio interno deve tenere conto di una serie di attività che comprendono un’analisi e revisione dei propri processi per poterli ricreare e, se è il caso, reinventare secondo i modelli agili. Questo significa da un lato comprendere i vantaggi che una scelta di questo tipo può portare fin da subito e dall’altro essere in grado di comunicarli non solo in termini di management ma anche di persone che poi ne fruiranno concretamente. La sfida culturale e successivamente organizzativa è quindi primaria da vincere ancor prima di valutare poi quelle che saranno le tecnologie effettivamente da mettere in campo. Le tecnologie che diventano poi il pilastro su cui far ruotare la nuova organizzazione.

…E DI TECNOLOGIA

La tecnologia UCC può rispondere a tante esigenze in termini di prodotti e sistemi. Il primo passo da svolgere sarà per le aziende la valutazione della portata di un progetto di smart working, in base alla propria dimensione, diffusione e logica operativa, come partire ed eventualmente quali dispositivi e piattaforme applicative mettere già a disposizione, pianificando poi una crescita coerente rispetto alle effettive esigenze di ogni realtà.Chi ad esempio opera su più sedi potrà aver bisogno di sistemi di meeting e videoconferenza più o meno avanzati, mentre chi ha un nutrito gruppo di collaboratori operativi sul campo potrà scegliere subito un potenziamento delle opzioni mobili ed eventualmente dotarsi, nei casi necessari, di device robusti.